Gestion commerciale
EXCEL
La première étape, et non la moindre, que rencontre une petite entreprise, c’est le suivi de sa relation clientèle, avec à la clé la gestion de son chiffre d’affaires, et surtout l’éditions des devis et des factures.
Réaliser un tableau sous Excel est le premier réflexe – et c’est un bon point, le suivi y est facile, la saisie souple et les possibilités nombreuses: rech
erches multiples, filtres, TCD (tableaux croisés dynamiques) pour les plus intrépides.
Le travail pour nous est de rendre homogène et optimisé un ensemble souvent disparate au bout de quelques années d’utilisation. Pour ce faire, nous utilisons tout ce qui est à notre disposition dans l’espace de travail Excel : formulaires, modules VBA, classes. Le résultat permet des prouesses sans l’aide de gros systèmes, et garde au client sa propre méthode de travail. Le client obtient alors des fonctionnalités stables et pérennes :
⇒ Centralisation des données clients
⇒ Centralisation des devis, détails de devis, produits et factures.
⇒ Aucune resaisie.
⇒ Calcul automatique des TVA, remises et acomptes.
⇒ Transition des devis et factures en PDF sans intervention manuelle
⇒ Edition des bons de commandes, livraisons.
⇒ Transmission automatique des documents par mail via Outlook.
Création de librairies de fonctions personnalisées, permettant à l’utilisateur de créer ses propres synthèses.
La conservation des données est un sujet sensible. Stocker de façon intelligente et professionnelle des données sensibles sur Excel n’est pas recommandé. Nous nous sommes donc penchés sur la question il y a quelques années, et lorsque la situation le requiert, nous proposons soit d’héberger les données à distance sur nos serveurs, soit d’installer dans les locaux de l’enteprise un serveur MySQL dédié pour le client.
ACCESS
L’interface est plus conviviale, le champs d’action plus vaste. Si on y perd question « souplesse », on gagne cependant une vraie interface. L’incidence est encore plus vraie sur l’aspect des données : tout en gardant la même liaison avec le serveur MySQL, on réalise de vraies requêtes, des recherches complexes et rapides. Le pont n’est néanmoins pas coupé avec Excel, avec la possibilité d’extraire et de formater autant de tableaux Excel souhaités.
